据报载：为保存杭州街巷、地名的变更史，两年前，杭州市上城区开始编撰地名志。因为一直找不到合适的老街巷、老地方的照片作为插图，该地名志至今未能完稿。这条消息揭示出建立照片档案的重要性、必要性和紧迫性。

    目前各行业、各部门对照片档案的建立没有硬性规定。在档案管理中，对纸质文件、电子文件的归档和管理较为重视，对图像资料的存档则往往不闻不问。这导致很多单位虽有专职摄影人员，也拍摄了不少图像资料，却没有建立照片档案，使一些重要的图片资料没有及时整理归档。随着时间的推移，图片资料逐渐散落而无从寻觅，最终在图像见证方面留下遗憾。

    图片的作用是文字所无法代替的。我们的时代是一个“读图”时代，图片就显得更为重要了。在拍摄极其便利的今天，我们仍然难以从各单位的档案里找到反映以往重要事件、活动、人物的资料照片，这说明我们的档案管理工作存在突出的问题。要做好照片档案管理工作，关键要在认识上重视起来，在工作中加强考核，在管理中规范操作，保证照片档案管理走上规范化道路。

    随着数字技术的飞速发展，数码相机的生产成本迅速下降，价格越来越便宜，极大地冲击着传统胶片摄影市场。数码摄影在拍摄、保存、传输、检索等方面的方便快捷是传统胶片摄影所无法比拟的，这就为各地建立照片档案提供了一个新的契机。现在，许多单位都配备了数码相机，部分单位则摒弃传统的胶片照片档案，开始建立数码照片档案了。由于国家还未出台《数码照片档案管理规范》，各地只好参照《归档文件整理规则》、《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》，结合实际制订自己的《数码照片档案管理办法》，导致各地的规定不统一、不规范。

    笔者参加工作十余年来，一直在单位从事摄影及照片档案管理工作。自2005年购置数码相机后，单位也建立了数码照片档案，并由笔者编制了《数码照片档案管理暂行办法》。现将本人一年多来从事数码照片档案管理的体会介绍如下，希望对各单位建立数码照片档案有所帮助和启发。

    一、关于归档数码照片的真实性

    归档数码照片是指具有查考和利用价值并作为档案保存的数码照片。如同新闻照片一样，真实性是归档数码照片的生命。作为档案保存的数码照片应该是客观事实的真实记录。在各单位的实际摄影工作中，往往因工作需要，如制作宣传图片，出版画册，作为文章、书籍的插图等，要导演、摆拍部分工作照片。严格地说，这些照片是不能作为归档数码照片保存的。就算照片比较重要，有必要予以归档，为今后查阅、利用提供方便，也应注明是为特定目的临时拍摄的资料照片。同时，归档数码照片的后期处理，也仅限于必要的裁剪，以及对色彩、影调、反差等进行必要的调整。后期处理以不影响其真实性、完整性和有效性为限，并不得破坏数码照片的EXIF等信息。绝不允许利用电脑技术进行挖补、拼接、合成，否则就失去了归档数码照片见证历史的意义了。

    二、关于实行双套制的非必要性

    一些地方性《数码照片档案管理办法》规定，具有永久保存价值的重要数码照片，归档时应制作成纸质照片，按双套制要求保存。有的甚至规定全部照片都要实行双套制保存。这是为了防止重要数码照片文件的毁坏、灭失造成不必要的损失，而采取的预防措施。但笔者认为，防止数码照片的毁坏、灭失，从根本上说，应靠采取有力措施来保障：

    1、建立规范的管理制度和工作程序，并结合相应的技术措施，从数码照片形成开始，不间断地对有关处理操作进行登记管理，保证数码照片的产生、处理过程符合规范；

    2、采取可靠的安全防护技术措施，保证数码照片的真实性、完整性和有效性。

    3、数码照片的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等，采取与系统安全、保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等。

    具体保障措施主要有：

    1、归档载体（如光盘、硬盘等）应一式两套或三套，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存；

    2、归档载体应定期检查、转存，并防潮、防高温、防擦划、防挤压等；

    3、归档数码照片同时保存在档案部门计算机硬盘中；

    4、该计算机应由专门人员操作，避免误删除等意外发生，同时安装专业防火墙和防病毒软件，并定期升级。

    采取这些措施后，我们就基本可以保证归档数码照片的安全了。由于归档纸质照片一般为5英寸，实际利用价值不大，且目前商业扩印质量难以满足纸质照片长期或永久保存的要求，重要数码照片在实践中也难以界定和区分，故笔者认为，数码照片档案管理没有必要实行双套制。而规定全部照片都要实行双套制保存，则更为不现实，会极大地增加归档人员的工作量，失去数码照片的方便快捷性，还不如直接用胶片照片存档的好。

    三、关于数码照片档案中有关文件的格式

    一些地方性《数码照片档案管理办法》规定，归档数码照片机读目录采用XML或DBF格式；说明文件采用TXT文本格式；分类方案采用RTF文本格式；显示模板文件采用XSL样式表等。这么多的文件格式，不要说普通的档案人员、摄影人员，就是专业的计算机管理人员也不一定搞得清楚，使从事数码照片档案管理的档案人员或摄影人员望而却步。笔者认为，归档数码照片的整理存档应坚持方便快捷、易于操作的原则。虽然上述XML、DBF、RTF等文件格式具有专业性和规范性的特点，但由于在实践中操作不便，而且其查阅、编辑都需要专门的软件，不方便日常管理、利用，应予以摒弃。数码照片档案中说明文件、目录文件等采用普通的TXT、XLS、DOC文件格式即可。

    四、关于归档数码照片的文字说明

    纸质照片的文字说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。数码照片的特殊性，决定了它们不可能运用这样的文字说明编制方法。一般来说，数码照片的文字说明有两种方式：一是以张为单位，通过表格形式著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、照片内容等项目；二是不单独编制文字说明，而以目录文件代替。前者不利于查阅、利用归档数码照片，查阅者要先查看目录，找到照片后，再从文字说明文件中查看照片的基本内容；后者由于内容简单，不能准确、详尽地反映照片内容。笔者认为，归档数码照片的题名、摄影者、关键字、文字说明等信息可以分别填写在数码照片文件属性的标题、作者、关键字、备注栏中。这样一来，整理者可以详尽记录照片信息，不会受到太大的字数限制。查阅者找到数码照片后，只要点击鼠标右键，查看照片属性栏，就可以知道照片的基本信息了，方便、快捷而实用。还可以运用Windows的搜索功能，通过关键字直接检索到所需要的数码照片。

    五、关于归档数码照片的保管期限

    归档数码照片采用年度-问题分类法，不同年度的数码照片分别整理归档，同年度数码照片按问题分类整理归档。归档数码照片以拍摄时间顺序排列，跨年度大流水编号，形成数码照片号，即数码照片文件名。不同类数码照片应连续编号。这样一来，就很难确定哪些照片需要永久保存、哪些需要长期保存、哪些需要短期保存了。就算能确定，保管期限满后，将部分数码照片予以删除，就破坏了整个数码照片档案的完整性，也不可避免地会使一部分当时不觉得重要，日后却发现大有利用价值的数码照片灭失。而且照片与文字有所不同，越久远的照片会越显得弥足珍贵。故笔者认为，所有归档数码照片都应该永久保存。

    附笔者编制的本单位《数码照片档案管理暂行办法》，仅供参考。

浙江省松阳县人民检察院数码照片档案管理暂行办法

    1 内容

    本办法规定了在本院工作活动中产生的，具有保存和利用价值的数码照片的收集、整理、存储、移交、保管的原则和方法。

    2 依据

    2.1 DA／T 22-2000  归档文件整理规则

    2.2 GB／T 11821-2002  照片档案管理规范

    2.3 GB／T 18894-2002  电子文件归档与管理规范

    2.4 人民检察院音像档案管理办法

    2.5 浙江省数码照片归档管理办法

    本办法依据以上规范性文件，同时参考其他部门的相关规定，并结合本院工作实际制订而成。本办法未尽事宜，参照上述规范性文件办理。

    3 定义

    本办法采用下列定义：

    3.1 数码照片（digital photograph）：指用数码相机拍摄而成，以数字文件为存在形式的静态图像文件。

    3.2 归档数码照片（archival digital photograph）：指具有查考和利用价值并作为档案保存的数码照片。

    4 收集

    4.1 范围

    凡是反映本院工作活动、具有查考和利用价值的数码照片均属收集范围。业务部门在检察工作中形成的勘验、检查、搜查、扣押、鉴定等有关案件证据的数码照片，随案卷一并存档，不适用于本办法。

    4.2 要求

    4.2.1 本院需归档的数码照片原则上应由检察技术部门专职人员拍摄并及时整理归档。特殊情况下，经院领导同意，可以由其他部门人员或聘请外单位人员拍摄。负责部门应按规范要求填写题名、摄影者、关键字、文字说明（见4.2.2、4.2.3），自形成之日起15天内，将数码照片移交技术部门统一整理归档。

    4.2.2 归档数码照片题名、摄影者、关键字、文字说明分别填写在数码照片文件属性的标题、作者、关键字、备注栏中。题名不超过30字，简明概括地反映每张或每组数码照片的时间、地点、人物、事由等要素；文字说明不超过100字，应充分体现数码照片时间、地点、人物、事由等要素，确切地反映数码照片的内容。

    4.2.3 一组（若干张）联系密切的照片应编写组合照片说明。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。组合照片说明放在本组第一张照片说明的上方。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。单张照片说明前应标明该张照片为本组照片的第几张，如为一组3张照片的第2张，应标明3-2。组合照片题名参照组合照片说明规定编写。

    4.2.4 归档数码照片应主题鲜明、影像清晰、曝光准确、色彩正常、画面完整。一般不得对原始数码照片进行修饰裁剪。确需修饰裁剪时，应以不影响其真实性、完整性和有效性为限。

    4.2.5 数码照片的有效像素数应不少于500万，并且此有效像素非经数码相机或计算机软件插值而得。

    4.2.6 数码照片应统一使用JPEG或TIFF格式。如拍摄时使用了RAW等非规定格式，归档时应转换为规定格式。

    5 整理

    5.1 分类

    归档数码照片采用年度-问题分类法，不同年度的数码照片应分别整理归档。同年度数码照片分“重要会议、重要活动、上级指导及其他有查考和利用价值的数码照片”和“各种荣誉证书、牌匾、锦旗的数码照片”两类整理归档。

    5.2 排列

    归档数码照片以拍摄时间顺序排列，跨年度大流水编号，形成数码照片号，即数码照片文件名。数码照片号为4位阿拉伯数字。不同类数码照片连续编号。

    5.3 目录

    以照片的自然张为单位编制数码照片目录，项目包括数码照片号、题名、拍摄时间。拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，如20050628。

    6 存储

    6.1 一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，不同归档年度的数码照片不应存储在同一盘载体中。

    6.2 本办法推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬磁盘等。禁用软磁盘作为数码照片的存储载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。

    6.3 每盘载体的根目录下应有说明文件、目录文件、数码照片文件夹。

    6.3.1 说明文件：文件名为readme.txt，说明本存储载体的各类信息。内容包括套别、全宗名称、全宗号、目录号、题名、载体类型、载体号、保管期限、形成时间、照片张数、制作人、审核人、制作时间等。

    6.3.1.1 套别：填写A或B，其中A表示封存保管，B表示查阅利用。

    6.3.1.2 全宗名称：立档单位的全称或通用简称。

    6.3.1.3 全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。

    6.3.1.4 目录号：全宗内所属目录的编号。

    6.3.1.5 题名：反映数码照片载体的内容，基本结构为全宗名称+年度名称+数码照片档案内容，例：松阳县人民检察院2005年度重要会议、重要活动、上级指导及其他有查考和利用价值的数码照片。

    6.3.1.6 载体类型：分CD-R/RW、DVD+R/RW、DVD-R/RW等。

    6.3.1.7 载体号：跨年度编制流水号，用2位阿拉伯数字表示。

    6.3.1.8 保管期限：分为永久、长期、短期三种。

    6.3.1.9 形成时间：载体内数码照片的起止年月，分别用6位阿拉伯数字表示，起始年月和终止年月之间用半角短横分隔。

    6.3.1.10 照片张数：载体内数码照片的总张数。

    6.3.1.11 制作时间：用8位阿拉伯数字表示。

    6.3.2 目录文件：文件名为descript.xls或descript.doc。见5.3。

    6.3.3 数码照片文件夹，即存放数码照片的文件夹Data。

    6.4 载体刻制后应装入专用包装盒，包装盒封面内容与载体说明文件内容相同。

   7 移交

    7.1 形成部门应在做好当年度的数码照片档案后，及时移交档案部门，最迟不得超过翌年三月底。

    7.2 档案部门在接受数码照片档案时，应认真进行检验。凡不符合归档要求的，由形成部门重新修复后归档。

    7.3 检验项目如下：检验归档数码照片的真实性、完整性、有效性；核实归档数码照片文字说明、说明文件、目录文件等是否 齐全，格式是否符合要求；归档载体有无划痕，是否清洁，有无病毒等。

    8 保管

    8.1 归档载体应一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用，套别分别用A、B表示。归档数码照片同时保存在档案部门计算机硬盘中。

    8.2 载体刻制要确保无病毒感染，并做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

    8.3 归档载体应放在专用包装盒内竖立存放，避免挤压。

    8.4 归档载体每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。